Penyelenggaraan Rapat Online

Rapat merupakan kegiatan rutin yang dilakukan organisasi, baik pemerintahan maupun swasta. Rapat memiliki fungsi dan tujuan berbeda, dengan rapat banyak muncul ide dan gagasan baru untuk kemajuan organisasi, dan setiap anggota rapat berkesempatan menyampaikan ide atau gagasannya.

Rapat tidak harus dilaksanakan di tempat yang sama apabila masing-masing anggota berada di tempat berjauhan. Rapat online dapat menjadi solusi apabila rapat benar-benar harus segera dilakukan. Rapat online dapat mengurangi anggaran karena masing-masing anggota berada di jarak yang berbeda.
Salah satu istilah dalam rapat online adalah teleconference.

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi.

Contoh Video Conference

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat berbagai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensiatau teleconference tersebut.
Teknologi video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu tekhnologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.

Video salah satu cara melakukan video Conference

MANFAAT TELECONFERENCE

1. Membantu individu maupun kelompok untuk dapat berkomunikasi dengan lebih mudah dan relatif murah dalam pelaksanaan konseling. 
2. Memberikan kesempatan kepada individu untuk berkomunikasi lebih baik dengan menggunakan informasi yang mereka terima tanpa perlu bertemu secara fisik (cyber counseling). 
3. Memungkinkan konseling tidak merasa malu/canggung yang bisa dilakukan kapan dan dimana saja 
4. Walaupun kegiatan konseling dilakukan dengan jarak jauh namun kerahasian konseli harus tetap terjaga. 
5. Dapat menghemat waktu konselor karena dapat melakukan layanan dimana saja walaupun tempatnya berjauhan 
6. Layanan konseling dapat berlangsung di luar jam praktek maupun di saat praktek
7. Memberikan peluang klien untuk mengakses layanan dari lokasi terpencil 
8. Mengurangi kesulitan penjadwalan.

DAMPAK NEGATIF TELECONFERENCE

1. Berkurangnya interaksi sosial antar konseling dengan konselor secara langsung 
2. Keikhlasan konselor untuk memberikan layanan secara non formal. Bagi konseli yang membutuhkan layanan di luar jam sekolah/non formal, dibutuhkan keikhlasan tersendiri.
   
3. Menyampaikan informasi yang tidak tepat 
4. Keterbatasan konselor dalam pemahaman lokasi dan lingkungan konseling 

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN TELECONFERENCE

Kelebihan 

• Tidak adanya kepemilikan metode dalam mengakses Internet dengan standar WAP baik pada isi maupun layanan. 

Kekurangan 

• Konfigurasi telepon selular untuk service WAP masih termasuk sulit 
• Jumlah telepon selular yang mendukung WAP masih terhitung sedikit.

JENIS-JENIS TELECOFERENCE

• 1. Audio Conference (Conference Call) 
•  Audio Conference (Conference call) adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio). 
• Kelebihan audio conference : 
• Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau softwaretambahan. 
• Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan. 
• Tanpa perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi ini menggunakan jalur telepon, maka Anda tidak perlu mempunyai jalur koneksi internet yang cepat. 

• 2. Video Conference 
• Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network). 
• Kelebihan video konferensi 
• Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide atau gambar dengan mudah. 
• Menghemat waktu dan biaya. 
• Kekurangan video konferensi 
• Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output(monitor), audio input (microphone) dan audio output (speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet) 
• Biaya yang relatif mahal 

• 3. Web Conference 
• Web conference (Webinars) adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation. Biasanya menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam,microphone dan speaker, serta koneksi internet.Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.

PERALATAN DALAM TELECONFERENCE 

1. Device atau Perangkat. Seperti handphone,tablet,PC,atau komputer. 
2. Perangkat lunak. Di laptop atau komputer, yang paling populer digunakan adalah Skype. Skype versi mobile juga umum digunakan di smartphone dan tablet. Selain Skype, ada WhatsApp (untuk ponsel) dan VMEET (untuk komputer). 
3. Koneksi Internet. Koneksi internet ini bisa anda dapatkan baik dari LAN, modem dan Wi-Fi atau Hotspot. Jika anda menggunakan ponsel, maka anda bisa memanfaatkan data seluler atau Wi-Fi/hotspot. 
4. Peralatan pendukung audio. Untuk laptop, smartphone dan tablet biasanya sudah menyediakan sarana audio/suara, baik speaker maupun mikrofon. Namun berbeda dengan PC desktop yang harus membutuhkan speaker eksternal. Speaker eksternal ini penting agar kita bisa mendengar suara orang lain yang ada dalam teleconference. Sementara mikrofon gunakanya agar suara kita bisa di dengar orang lain yang jadi lawan bicara kita. 
5. Peralatan pendukung video. Jika anda menggunakan komputer PC, anda memerlukan webcam. Namun jika menggunakan laptop, tablet atau smartphone, anda tidak membutuhkannya. Karena tablet, smartphone dan laptop sekarang ini sudah dilengkapi dengan kamera (kamera depan jika di smartphone dan tablet)

PROSEDUR RAPAT TELECONFERENCE

1. Menentukan masalah dan tujuan rapat 
2. Mempersiapkan perlengkapan rapat 
3. Menyediakan tempat rapat 
4. Membuat daftar hadir rapat 
5. Mempersiapkan peserta rapat 
6. Mempersiapkan bahan rapat 
7. Mencatat hasil rapat 
8. Pendistribusian hasil rapat 
9. Melakukan kegiatan tindak lanjut hasil rapat

TELECONFERENCE YANG EFEKTIF

1. Jaga relevansi;
2. Menghidupkan suasana meeting;
3. Memanfaatkan tombol mute;

Sumber :

https://www.youtube.com/watch?v=Hk4GCcsFVhY

https://www.youtube.com/watch?v=5_atHsx8kzg

http://sarahvadila.blogspot.com/2018/02/rapat-teleconference.html

http://rohadatul217.blogspot.com/2017/05/teleconference.html