Peralatan itu antara lain:
a) Filling Cabinet Laci filling cabinet dapat menampung sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Laci tersebut dapat diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja satu laci hanya untuk 1 kode huruf. Jadi bisa saja dibutuhkan 26 laci.
b) Guide Guide sebagai pembatas antara kelomkpok arsip yang satu dengan yang lainnya.
c) Hanging Folder Untuk menyimpan surat dalam filling cabinet, surat harus terlebih dahulu disimpan dalam hanging folder. Jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide.
d) Alat Sortir Alat sortir berguna untuk memudahkan dalam menyortir arsip.
Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad
Langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:
a) memeriksa berkas
Berkas diperiksa apakah arsip tersebut dapat disimpan atau belum. Untuk mengetahuinya dapat dilihat pada surat tersebut apakah ada tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak. seperti tanda "simpan" "file" "dep" (Deponeran=simpan). Jika masih ragu maka lebih baik tanyakan pada pimpinan atau orang yang bersangkutan.
b) mengindeks surat/berkas
Surat dibaca kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan mengindeks maka dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan kepada pimpinan.
c) mengode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui kode indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis pada pojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanannya secara horizontal maka kode ditulis pada pojok kanan surat. Sebaiknya penulisannya menggunakan pensil yang bertujuan apabila hendak difotokopy.
d) menyortir surat
Kegiatan ini mengelompokan surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu "mondar-mandir". Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat bersamaan pada jumlah yang banyak.
e) menempatkan surat
Langkah terakhir dalam proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Prosedur penemuan kembali arsip Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat.
Hal yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.
a) Menentukan Judul Surat
Petugas harus mengetahui judul arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar). Contoh: Agus ingin meminjam surat dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan petugas adalah menentukan judul surat yakni PT Cahya Gemilang.
b) Menetukan Indeks
Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan organisasi. Contoh: Petugas kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.
c) Menentukan Kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencapai arsip. Contoh: Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca
d) Mencari arsip ditempat penyimpanan
Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat. Contoh: Arsip tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode A-D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca.
e) Mengambil Arsip
Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip.
f) Memberikan arsip kepada peminjam
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.
g) Menyimpan lembar pinjam arsip pada ticker file
Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip-arsip yang dipinjam.
Sumber :
https://www.youtube.com/watch?v=1Sh_vKNxdok
0 komentar:
Posting Komentar