Kamis, 25 Oktober 2018

Selasa, 23 Oktober 2018

Senin, 15 Oktober 2018

Rabu, 10 Oktober 2018

SOAL MELAKSANAKAN PENANGANAN PERJALANAN BISNIS TP 2016/2017

     ,  No comments
UJIAN PRAKTIK KEJURUAN

 Anda adalah seorang sekretaris pada perusahaan kontraktor, yaitu PT. Mitra Bangun Persada, Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949, email: mitrabangunpersada@gmail.com. Pimpinan anda adalah bapak Dedi Kusuma Wardana, MT., sebagai Direktur Operasional.

 Buatlah Agenda Perjalanan Dinas Pimpinan berdasarkan informasi yang tersedia ke dalam format sebagai berikut: (1) No., (2) Hari/Tanggal, (3) Waktu, (4) Kegiatan, dan (5) Keterangan.
Hari Senin, 6 Februari 2017, di meja kerja Anda terdapat surat, catatan, memo dan sejenisnya yang berisi informasi terkait kegiatan pimpinan untuk beberapa hari ke depan, sebagai berikut:

  1. Pada tanggal 10 Februari 2017 pimpinan mengawali perjalanan dinas dari Bandung ke Yogyakarta melalui Bandara Husein Sastranegara Bandung, naik pesawat Citilink dengan nomor penerbangan GC025, berangkat pukul 16.00. Pimpinan dijemput di rumah menggunakan kendaraan perusahaan oleh bapak Heryanto pukul 12.00. Pukul 17.00 pesawat mendarat di Bandara Adi Sucipto, Yogyakarta. Dari Bandara Adi Sucipto menuju hotel Djogjaplaza di jalan Afandi, dijemput dengan mobil kantor cabang Yogyakarta menempuh waktu 20 menit.
  2. Undangan makan malam, Welcoming Party dari Bapak Yudi Firmansah untuk tanggal 10 Februari 2017 di Rumah makan Lombok Ijo, Jalan Adi Sucipto Yogyakarta, pukul 20.00 s.d. 22.00.
  3. Pada tanggal 11 Februari 2017 ada business appointment pukul 14.00 s.d. 16.00 dengan Direktur Utama PT. Sari Husada di Merapi Room Hotel Novotel Yogyakarta membahas kerjasama pembangunan pabrik susu.
  4. Undangan dari Kepala Bappeda DIY, untuk menghadiri rapat pembahasan rencana proyek pembangunan bandara pada tanggal 11 Februari 2017, pukul 09.00 s.d. 11.00 di kantor Bappeda DIY jalan Malioboro Yogyakarta.
  5. Ada pertemuan Asosiasi Kontraktor Indonesia tingkat nasional pada tanggal 12 Februari 2017, pukul 08.00 s.d. 15.00 di Jogja Expo Center, membahas perubahan AD/ART organisasi.
  6. Pada tanggal 12 Februari 2017 pukul 19.00 s.d. 21.00, pimpinan Cabang Yogyakarta bertemu di hotel tempat menginap pimpinan, membahas usulan pegawai cabang Yogyakarta tentang kenaikan upah lembur.
  7. Berdasarkan isi Lembar Pesan Telepon (LPT) tanggal 10 Februari 2017,  diperoleh informasi bahwa tanggal 13 Februari 2017,  Walikota Solo mengundang pertemuan bertempat di Hotel Sahid Solo pukul 13.00 s.d. 15.00 membahas rencana pembangunan gedung Solo Expo Center. Perjalanan dari Yogyakarta ke Hotel Sahid Solo memerlukan waktu 1 jam menggunakan taksi, dan langsung check in.
  8. Pada tanggal 14 Februari 2017, pimpinan menghadiri acara pernikahan saudaranya di gedung Graha Sabha Buana Solo. 
  9. Pada tanggal 15 Februari 2017 pimpinan check out dari hotel dan kembali ke Bandung dengan menggunakan Kereta Api Taksaka, berangkat dari stasiun Balapan, Solo pukul 13.00, sampai Bandung pukul 18.00 di jemput oleh bapak Heryanto.
  10. Disela-sela kegiatan formal, pada saat waktu luang pimpinan akan menyempatkan diri bekunjung ke Keraton Yogyakarta dan Keraton Surakarta masing-masing selama dua jam.

Sumber : KEMDIKBUD

SOAL MEMBUAT AGENDA KEGIATAN PIMPINAN TP 2017/2018

     ,  No comments
UJIAN PRAKTIK KEJURUAN            

Anda adalah Sekretaris Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang yang beralamat di Jl. H. Abdul Hamid Komplek Perkantoran Pusat Pemerintahan Kabupaten Tangerang Tigaraksa 15720. Telp/Fax 021 5991479 Pimpinan anda bernama Drs. H. Zaenudin, MM, M.Pd.

Anda diminta pimpinan anda untuk merapikan data-data tentang kegiatannya  pada awal bulan Februari 2018 yang terdapat pada map diantaranya :
  1. Rapat rutin mingguan setiap hari Senin pukul 09.00 WIB, khusus senin pertama Februari ini membahas evaluasi kinerja pegawai selama bulan Januari.  Data tolong disiapkan di flashdisk.
  2. Seminar tentang Sistem Kerja Manajemen yang akan diadakan pada Selasa, 6 Februari 2018 mulai pukul 10.00 WIB di Ruang Serbaguna.  Catatan disurat tersebut adalah anda diminta mencetak bahan seminar yang sudah dibuat pimpinan dan file ada di komputer.
  3. Lembar Pesan Telepon dari Dinas Pendidikan Kota Tangerang, Bapak Drs. Abduh Surahman, M.Si meminta untuk menghadiri acara Kirab Budaya Tangerang hari selasa, 20 Februari 2018 pukul 10.00 WIB telah disetujui.
  4. Email dari Dinas Pendidikan Provinsi Banten tentang undangan rapat di Aula Gedung Dinas Pendidikan Provinsi Banten, hari rabu 14  Februari 2018 pukul 10.00 WIB.
  5. Study banding ke Malaysia tanggal 7 – 9 Februari 2018 bersama dengan kepala-kepala dinas pendidikan se provinsi Banten.
  6. Pernikahan putri Bapak Kepala Dinas Lingkungan Hidup  Kabupaten Tangerang (Syaifullah) di Hotel Nelayan Jati Uwung Tangerang hari Sabtu, 10 Februari 2018 pukul 19.00 WIB
  7. Penyelenggara pengajian rutin bulanan tanggal 16 Februari 2018 di Masjid Agung Al Azham Tigaraksa pukul 08.30 - selesai.  Catatan : Penceramah Ust. Arifin Ilham
  8. Lembar Pesan Telepon dari Bapak Surya Wijaya Kepala BKD Kabupaten Tangerang untuk bertemu tanggal 20 atau 21 Februari 2018.  Catatan : Tolong diatur sesuai dengan waktu yang kosong dan segera konfirmasikan.
  9. Undangan Pembukaan Festival Lomba Seni Siswa Nasional tingkat Kabupaten di Lapangan Upacara Maulana Yudha Negara Tigaraksa , tanggal 27 Februari 2014 pukul 07.30 WIB.  Didampingi Bapak Hidayat Nuriska, tolong dikonfirmasi.
  10. Janji dengan Dr. Rizki di RS. MMC yang seharusnya tanggal 22 Februari 2018 diundur tanggal 24 Februari 2018 pukul 17.00 WIB.  Catatan : Harap konfirmasi kembali di pagi hari ke RS
Sumber : KEMDIKBUD

Senin, 08 Oktober 2018

Sabtu, 06 Oktober 2018

Jumat, 05 Oktober 2018

SOAL PERALATAN KEARSIPAN

     ,  No comments
TUGAS MANDIRI

  1. Carilah informasi tentang peralatan kearsipan dari berbagai sumber : buku, internet dan lain-lain!
  2. Identifikasikan alat-alat dan bahan-bahan kearsipan yang sudah kalian pahami dan yang belum dipahami! Buatlah daftarnya (buat kolom : nomor, nama alat, sudah lihat dan sudah pernah praktik / menggunakan, sudah pernah lihat dan belum pernah praktik / menggunakan, sama sekali belum pernah lihat / belum tahu) !
  3. Identifikasikan alat dan bahan kearsipan yang kalian miliki!
  4. Amati alat dan bahan yang ada di sekolah kalian!
  5. Praktikkan alat dan bahan kearsipan yang ada di sekolah dengan guru pendamping!


Soal Table Manner

     ,  No comments
SOAL MANDIRI 

  1. Uraikan sejarah table manner! 
  2. Sebutkan hal-hal yang perlu diperhatikan saat di meja makan! 
  3. Sebutkan hal-hal yang tidak untuk dilakukan saat di meja makan! 
  4. Gambarkan peletakan peralatan makan untuk jamuan formal! 
  5. Jelaskan pengaturan serbet saat jamuan formal!
SOAL KELOMPOK
  • Buatlah kelompok dengan anggota 5-6 orang! 
  • Lakukan simulasi table manner! 
  • Identifikasi kesulitan dan kemudahan yang didapatkan dalam simulasi table manner! 
  • Catatlah hasil simulasi table manner tersebut! 
  • Buatlah kesimpulan dari pengamatan yang telah dilakukan dan presentasikan di depan kelas!

Soal Penyelenggaraan Rapat Online

     ,  No comments
TUGAS MANDIRI 
  1. Jelaskan kegunaan layanan teleconference! 
  2. Jelaskan perbedaan audio conference dengan video conference! 
  3. Jelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan agar teleconference berjalan dengan efektif dan efisien! 
  4. jelaskan pengertian Skype dan fungsinya dalam teleconference! 
  5. Jelaskan manfaat teleconference dalam membantu kelancaran pekerjaan di organisasi! 
TUGAS KELOMPOK
  1. Buatlah kelompok dengan anggota 3-4 orang! 
  2. Lakukan simulasi rapat online dengan menggunakan Skype! 
  3. Identifikasi kesulitan dan kemudahan yang didapatkan dalam teleconference menggunakan Skype! 
  4. Catatlah hasil teleconference menggunakan Skype tersebut! 
  5. Buatlah kesimpulan dari pengamatan yang telah dilakukan dan presentasikan di depan kelas!

Kamis, 04 Oktober 2018

Penyelenggaraan Rapat Online

     ,  5 comments
Rapat merupakan kegiatan rutin yang dilakukan organisasi, baik pemerintahan maupun swasta. Rapat memiliki fungsi dan tujuan berbeda, dengan rapat banyak muncul ide dan gagasan baru untuk kemajuan organisasi, dan setiap anggota rapat berkesempatan menyampaikan ide atau gagasannya.

Rapat tidak harus dilaksanakan di tempat yang sama apabila masing-masing anggota berada di tempat berjauhan. Rapat online dapat menjadi solusi apabila rapat benar-benar harus segera dilakukan. Rapat online dapat mengurangi anggaran karena masing-masing anggota berada di jarak yang berbeda.
Salah satu istilah dalam rapat online adalah teleconference.

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi.

Contoh Video Conference

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat berbagai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensiatau teleconference tersebut.
Teknologi video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu tekhnologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.



Video salah satu cara melakukan video Conference



MANFAAT TELECONFERENCE
  1. Membantu individu maupun kelompok untuk dapat berkomunikasi dengan lebih mudah dan relatif murah dalam pelaksanaan konseling. 
  2. Memberikan kesempatan kepada individu untuk berkomunikasi lebih baik dengan menggunakan informasi yang mereka terima tanpa perlu bertemu secara fisik (cyber counseling). 
  3. Memungkinkan konseling tidak merasa malu/canggung yang bisa dilakukan kapan dan dimana saja 
  4. Walaupun kegiatan konseling dilakukan dengan jarak jauh namun kerahasian konseli harus tetap terjaga. 
  5. Dapat menghemat waktu konselor karena dapat melakukan layanan dimana saja walaupun tempatnya berjauhan 
  6. Layanan konseling dapat berlangsung di luar jam praktek maupun di saat praktek
  7. Memberikan peluang klien untuk mengakses layanan dari lokasi terpencil 
  8. Mengurangi kesulitan penjadwalan.


DAMPAK NEGATIF TELECONFERENCE
  1. Berkurangnya interaksi sosial antar konseling dengan konselor secara langsung 
  2. Keikhlasan konselor untuk memberikan layanan secara non formal. Bagi konseli yang membutuhkan layanan di luar jam sekolah/non formal, dibutuhkan keikhlasan tersendiri.
  3. Menyampaikan informasi yang tidak tepat 
  4. Keterbatasan konselor dalam pemahaman lokasi dan lingkungan konseling 


KELEBIHAN DAN KEKURANGAN TELECONFERENCE

Kelebihan 
  • Tidak adanya kepemilikan metode dalam mengakses Internet dengan standar WAP baik pada isi maupun layanan. 
Kekurangan 
  • Konfigurasi telepon selular untuk service WAP masih termasuk sulit 
  • Jumlah telepon selular yang mendukung WAP masih terhitung sedikit.


JENIS-JENIS TELECOFERENCE
  • 1. Audio Conference (Conference Call) 
  •  Audio Conference (Conference call) adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio). 
  • Kelebihan audio conference : 
  • Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau softwaretambahan. 
  • Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan. 
  • Tanpa perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi ini menggunakan jalur telepon, maka Anda tidak perlu mempunyai jalur koneksi internet yang cepat. 
  • 2. Video Conference 
  • Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network). 
  • Kelebihan video konferensi 
  • Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide atau gambar dengan mudah. 
  • Menghemat waktu dan biaya. 
  • Kekurangan video konferensi 
  • Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output(monitor), audio input (microphone) dan audio output (speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet) 
  • Biaya yang relatif mahal 
  • 3. Web Conference 
  • Web conference (Webinars) adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation. Biasanya menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam,microphone dan speaker, serta koneksi internet.Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.

PERALATAN DALAM TELECONFERENCE 
  1. Device atau Perangkat. Seperti handphone,tablet,PC,atau komputer. 
  2. Perangkat lunak. Di laptop atau komputer, yang paling populer digunakan adalah Skype. Skype versi mobile juga umum digunakan di smartphone dan tablet. Selain Skype, ada WhatsApp (untuk ponsel) dan VMEET (untuk komputer). 
  3. Koneksi Internet. Koneksi internet ini bisa anda dapatkan baik dari LAN, modem dan Wi-Fi atau Hotspot. Jika anda menggunakan ponsel, maka anda bisa memanfaatkan data seluler atau Wi-Fi/hotspot. 
  4. Peralatan pendukung audio. Untuk laptop, smartphone dan tablet biasanya sudah menyediakan sarana audio/suara, baik speaker maupun mikrofon. Namun berbeda dengan PC desktop yang harus membutuhkan speaker eksternal. Speaker eksternal ini penting agar kita bisa mendengar suara orang lain yang ada dalam teleconference. Sementara mikrofon gunakanya agar suara kita bisa di dengar orang lain yang jadi lawan bicara kita. 
  5. Peralatan pendukung video. Jika anda menggunakan komputer PC, anda memerlukan webcam. Namun jika menggunakan laptop, tablet atau smartphone, anda tidak membutuhkannya. Karena tablet, smartphone dan laptop sekarang ini sudah dilengkapi dengan kamera (kamera depan jika di smartphone dan tablet)

PROSEDUR RAPAT TELECONFERENCE
  1. Menentukan masalah dan tujuan rapat 
  2. Mempersiapkan perlengkapan rapat 
  3. Menyediakan tempat rapat 
  4. Membuat daftar hadir rapat 
  5. Mempersiapkan peserta rapat 
  6. Mempersiapkan bahan rapat 
  7. Mencatat hasil rapat 
  8. Pendistribusian hasil rapat 
  9. Melakukan kegiatan tindak lanjut hasil rapat

Teknologi Perkantoran, Otomatisasi Perkantoran dan Virtual Office

     ,  2 comments
A.           Pengertian Teknologi Perkantoran

        Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah,memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu, perlu sekali mengenal tentang jenis-jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunakannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya (Pakpahan, 2006)



B.           Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya

        Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.
a)     Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu :
·       Peningkatan mutu tenaga kerja
·       Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
·       Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
·       Meringankan tenaga dan pikiran pegawai
b)     Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu :
·       Mempercepat penyelesaian pekerjaan
·       Mempermudah menyelesikan pekerjaan
·       Menyederhanakan prosedur kerja
·       Memperlancar pekerjaan
c)     Manfaat terhadap hasil kerja yaitu :
·       Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
·       Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan
·       Memenuhi standar mutu tertentu
·       Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor

a)    Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
·       Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran
·       Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu
·   Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan
·       Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya
·  Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.



C.           Hakikat Otomatisasi Perkantoran

        Otomatisasi dalam Bahasa Inggris disebut automation memilikipadanan kata mechanization dan computerization (Lernout & HauspieSpeech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu:
1.     The use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan
2.     The automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).
Mechanization yang memiliki katakerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna:
1.     Equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan
2. Store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

       Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatisyang memiliki sistem kerja sistematis.Otomatisasi akan berdampak padapengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang. Otomatisasi sangat terkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih  khususnya komputer.Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.
       Perkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.
       Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/ e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (Local Area Network/LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah. Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.
       Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1.     Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya yaitu:
·         Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
·         Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik ataubaterai.
2.     Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
·       Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
·       Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
3.     Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :
·       Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya ;
-      Mesin tulis
-      Mesin penomor
-      Mesin dikte
-      Asahan pensil
·       Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
-      Pembuka surat
-      Pemotong kertas
-      Mesin penjilid
-      Pencatat uang kas
-      Hechtmachine
·       Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
-      Mesin jumlah
-      Komputer
-      Mesin hitung
·       Mesin-mesin untuk memperbanyak bahanketerangan
-      Mesin stensil
-      Mesin perekam sheet
-      Mesin stencil spirtus
-      Mesin offset
-      Mesin fotocopi
-      Berbagai mesin cetak
·       Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan :
-      Telepon dan interphone
-      Facsimile Teleprinter

       Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/ kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harusmenjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.
       Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.


                                             
D.           Manfaat Otomatisasi Perkantoran
         Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
        Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor (office automation) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor yaitu: Manajer, Profesional, Sekretaris, dan Clerical employee (klerk).
        Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain : banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atau tenaga administrasisangat sibuk dengan tugas administratifnya.
        Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoran meliputi berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampai komputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin facsimile dan pencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturan jadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.
        Otomasi kantor, contohnya seperti pada perindustrian pabrik yang sistemnya hanya ditempatkan pada pusat pengendalian perusahaan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer. Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaan maupun tata cara penanganannya (struktur manajemendankaryawan).
        Otomasi perkantoran, sering juga disebut sebagai kantor elektronik, karena aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain dilakukan secara elektronik. Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.
        Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karenadengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer terhadap profesi yang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.
        Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka tidak akan dapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan. Dalam Kesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakat sangat menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli. Kebutuhan akan komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakat dan sangat diperlukan.
        Sebagian orang memandang bahwa komputer hanya merupakan alat yang hanya dapat dimiliki oleh golongan yang mampu. Misalnya, kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer.
                
                Manfaat Otomatisasi Perkantoran :
Ø  Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan bahkan dan dirawat.
Ø  Dapat Meletakkan landasan yang kuat untuk  integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
Ø  Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
Ø  Pemecahan masalah kelompok atau tim.
Ø  Cara otomatisasi perkantoran berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
Ø  Sebagai pelengkap bukan pengganti.
Ø  Sebagai suatu cara komunikasi bisnis otomatisasi perkantoran tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka percakapan telepon pesan tertulis pada memo dan sejenisnya otomatisasi perkantoran hanya melengkapi komunikasi tradisional.
Ø  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
Ø  Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.


E.           Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1.     Word processing
          Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
2.     Electronik mail
          Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
3.     Voice mail
          Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
4.     Electronic calendaring
          Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
5.     Audio conferencing
          Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
6.     Video conferencing
          Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan ), yaitu :
          6.1 Video satu arah dan audio satu arah
          6.2 Video satu arah dan audio dua arah
          6.3 Video dan audio dua arah
7.     Computer conferencing
          Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
          Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.
8.     Facsimile transmission
          Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
9.     Videotext
          Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10.  Image storage and retrieval
          Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11.  Desktop publishing
          Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem dtp terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan dtp sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.



F.            Kantor virtual
         Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati tidak mengharuskanpengeluaran.
        Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik.

G.           Manfaat Kantor Virtual

        Bisnis Online bekerja saat ini sudah banyak ragam dan jenisnya, bekerja bukan hanya di kantor pemerintahan dan perusahaan swasta. Tapi yang mulai mendapat reputasi di kalangan pencari kerja saat ini adalah bisnis online. Saat ini sudah mulai banyak yang menggeluti pekerjaan ini, baik secara full time maupun secara freelance.bisnis online mulai menjadi pilihan peluang usaha alternatif bagi siapa yang ingin berpikirkreatif.
        Ada beberapa kelebihan bekerja secara online dibandingkan dengan bekerja secara langsung dikantor atau perusahaan. Berikut akan diuraikan mengenai beberapa keuntungan yang bisa kita dapatkan dari bekerja secara online dimana kita mempunyaikantor virtual sendiri.
1)     Lebih Fleksibel
  Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.
2)     Hemat Biaya
  Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukungkeberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.
3)     Banyak Pilihan Pekerjaan
  Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.
4)     Penghasilan Tak Terbatas
  Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaransebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kitakerjakan.
5)     Banyak Mempunyai Waktu Luang Dengan Keluarga
  Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebihbanyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemudengan istri dan anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun menjadilebih harmonis.


H.           Kerugian dari kantor virtual :
Ø  Rasa tidak memiliki
Ø  Takut kehilangan pekerjaan
Ø  Semangat kerja rendah
Ø  Ketegangan keluarga.


Sumber :
http://watiningsihpepipsstkip.blogspot.com/2016/06/teknologi-perkantoran.html?m=1
http://www.slideshare.net/mobile/sudanishariyanto/modul-otomatisasi-perkantoran-1-smk-kurikulum-2013